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La situación que estamos viviendo como consecuencia de la pandemia por Covid-19, nos ha obligado a renovar formatos en muchos sectores. En comunicación, nos hemos visto obligados a prescindir de toda actividad que conllevase el contacto físico para pasar al formato digital por completo. De hecho, ya es común para la mayoría ver cómo Pedro Sánchez y otras figuras del gobierno utilizan este formato para las ruedas de prensa de forma habitual, dirigiéndose a los periodistas a través de grandes pantallas con pequeños recuadros que representan a cada medio. No cabe duda, nos hemos sabido adaptar a los nuevos tiempos de forma ágil.

Sin embargo, no nos conviene olvidar el propósito de las ruedas de prensa antes de esta nueva normalidad: aportar información novedosa y relevante a los medios y aprovechar dicho encuentro para reforzar la relación con los periodistas, así como poder aportar toda la información que puedan necesitar los medios. Por tanto, no debemos abusar de dicho formato, ni presencialmente ni a través de medios digitales.

Tanto las empresas como las agencias de comunicación han sabido adaptarse rápidamente a las exigencias de los nuevos tiempos. Hemos sabido adaptar los eventos, cada vez más orientados a crear experiencias, y los hemos transformado en una interacción digital de utilidad. Muchos aún recordamos el aluvión de cancelaciones para el MWC 2020, mientras nos preguntábamos perplejos cómo íbamos a poder sobrevivir en un mundo con coronavirus, limitando al máximo las interacciones sociales. Varios meses después, hemos sido testigos de que podemos seguir adelante, incluso si nos falta el elemento socializador y no asalta la nostalgia al recordarlo.

Pero, ¿qué necesitamos en última instancia para adaptar las ruedas de prensa al formato digital? Sin duda, el elemento más importante es contar con una herramienta de videollamada, como pueden ser Zoom o Microsoft Teams, entre otras muchas. Es recomendable contar con un elemento gráfico como una presentación para poder facilitar el seguimiento de las explicaciones de los portavoces, con palabras claves o datos interesantes que faciliten la comprensión. Por otra parte, contar con un chat (normalmente las herramientas de videoconferencia incluyen uno) para poder utilizarlo para enviar posibles preguntas que surjan durante la rueda. Al finalizar la exposición, debemos ofrecer un tiempo de preguntas y respuestas para poder aportar toda la información relevante para los periodistas.

Dado que este formato no necesita de grandes inversiones, algunas empresas deciden invertir parte de su presupuesto en enviar un desayuno a los periodistas asistentes, tal y como solíamos hacer en las ruedas de prensa a primera hora. Aunque nos sigue faltando la charla que acompaña al primer café, es un pequeño detalle hacia los medios que valoran.

Tanto empresas como agencias de comunicación hemos sabido adaptarnos a la nueva realidad. Pero, ¿cómo se ve desde el lado de los medios de comunicación? Hemos consultado con varios periodistas para saber cómo han recibido este cambio de formato. Por su parte, los periodistas agradecen todas las facilidades brindadas a la hora de asistir a una rueda de prensa digital. Los beneficios para los asistentes son evidentes: ahorro de tiempo en desplazamientos, mayor agilidad, aumento del tiempo para poder trabajar la información obtenida de la rueda… Por supuesto, siempre hay alguna caída de conexión, así como fallos técnicos, pero en términos generales, los medios están muy contentos de poder contar con este formato digital.

No hace falta mencionar que todos, tanto empresas, agencias como medios, echamos de menos poder vernos y charlar con un café. Es parte del encanto de este sector. Pero hasta que las circunstancias no nos permitan volver al formato presencial con total seguridad, seguiremos viéndonos a través de una pantalla. ¡Bendita digitalización!

 

 

 

 

Ejecutiva de Cuentas Senior