Una buena comunicación es fundamental para construir una buena reputación. Ya sea para empresas, partidos políticos o instituciones, uno de los factores que más contribuyen a ello es la presencia de un portavoz que trasmita de forma eficaz sus mensajes.
El portavoz de una organización es su cara visible ante la sociedad, tanto para lo bueno como para lo malo. Su misión es transmitir sus valores desde el rigor y la profesionalidad, ya que cualquier error puede generar consecuencias desastrosas para su imagen de cara al público.
La formación de portavoces debe ser uno de los pilares del plan estratégico de comunicación de cualquier organización. Desde Indie, os ofrecemos estos ocho consejos para ser un buen portavoz:
- Preparación
La improvisación no tiene cabida en la comunicación. Todo debe estar estudiado y preparado al detalle. Los portavoces han de disponer de un argumentario que sepan comunicar con naturalidad. Esto se ha de ensayar tantas veces como sea necesario antes de salir a dar la cara ante la opinión pública. La dicción, la imagen, el tono o la comunicación no verbal son algunos de los aspectos que deben optimizarse para cada medio de comunicación.
- Empatía
Ponerse en el lugar del otro es el primer paso para conectar con él. Para ello, es imprescindible escuchar a tu público, saber cuáles son sus necesidades, qué les gusta, qué les hace felices y qué les causa rechazo. Esta labor de investigación es básica para producir una comunicación adecuada.
- Claridad
Sé directo. El mensaje ha de ser simple y claro (y si es con palabras visuales mucho mejor). Olvídate de tecnicismos y engorrosas frases subordinadas. La estructura sujeto-verbo-predicado es mucho más efectiva. No olvides que los mensajes sencillos son más fáciles de asumir para nuestro cerebro.
- Credibilidad
La confianza de la gente es un bien muy valioso que tarda mucho tiempo en conseguirse. El portavoz tiene que mostrarse convencido de los valores de la organización y los mensajes que transmite. Pero no solo eso, también debe actuar de forma coherente con ellos. De nada sirve defender algo si no lo demuestras con tus actos. Solo así los mensajes serán creíbles para el público. Además, mentir está prohibido. No hay nada que dañe más la credibilidad de alguien que la mentira.
- Storytelling
Las estadísticas son muy importantes, pero no hay que limitarse a la frialdad de los datos. Hay que situarlos en el contexto de la vida real. ¿Cómo afecta lo que estás contando a las personas que te escuchan? ¿Cómo influye en su vida diaria? Cuenta una historia que les permita identificarse con lo que estás diciendo. Utiliza el storytelling para emocionar. Solo así llegarás al interior de las personas.
- Humildad
La prepotencia está muy mal vista. Recuerda que no eres más que nadie. Muéstrate cercano a las personas a las que te diriges, pero sin perder las formas, siempre desde la educación y el respeto. Saber rectificar a tiempo es algo positivo. Reconocer los errores humaniza a tu organización y la hace ganar prestigio a largo plazo.
- Buenas formas
Ser educado es fundamental para no generar rechazo entre la gente. De nada sirve tener razón si te pierden las formas. Defiende tus argumentos de forma amable y tranquila, sin perder los nervios ni caer en descalificaciones personales.
- Tratar bien a los medios
No mates al mensajero. El periodista no es el enemigo, simplemente está haciendo su trabajo. Evita los enfrentamientos con los medios de comunicación. Al fin y al cabo, son necesarios para hacer llegar nuestros mensajes a nuestro público. Conviene tener buena relación con ellos. Facilitarles su tarea nos acabará beneficiando.
Ya sea para entrevistas, ruedas de prensa, comunicados o debates, estos consejos son básicos para conseguir el objetivo final: que los mensajes lleguen de forma eficaz al público objetivo. ¿Y tú? ¿Ya estás preparado para ser un buen portavoz?