Cómo organizar un evento para 500 personas y no morir en el intento

En Indie PR somos expertos en todos los ámbitos de la comunicación. Tradicional, online y también en la organización de eventos, cosa tan importante como las dos primeras. Pero, ¿cómo organizar un evento multitudinario? En Indie PR queremos contároslo en base a nuestra larga experiencia. Siguiendo esta pequeña guía que te proponemos, estamos seguros de que organizar un evento será siempre garantía de éxito.

En primer lugar, la planificación tiene que ser exhaustiva y minuciosa. Organizar adecuadamente un evento implica necesariamente planificar exactamente su desarrollo. Redactar una lista de tareas de forma cronológica donde se especifique la acción, fecha y responsable. Esto nos va a ayudar a tener una previsión de cada escenario del evento. Lo importante es no dejar nada a la improvisación, aunque siempre hay que estar preparado para solventar rápidamente cualquier imprevisto que pueda surgir.

Así mismo, la elección del lugar es de vital importancia, ya que condicionará las necesidades técnicas y logísticas del evento. Con respecto a lo técnico deberás no solo guiarte del mapa arquitectónico sino también hacer múltiples visitas para corroborar que esté actualizado. Además, dependiendo del tipo del evento, tendrás una serie de necesidades de infraestructura y mobiliario que también es importante que ubiques desde la locación para calcular tiempos de movilización de los invitados con respecto a las actividades.

Por otro lado, ten un dialogo fluido con los proveedores donde todo quede claro, tanto lo que les pides como lo que te dicen que te van a dar. También hay que hacer la mejor elección teniendo en cuenta los servicios que ofrecen, preferiblemente que cubran varias necesidades a la vez, pues esto te ayudará a tener menos empresas con que lidiar al mismo tiempo. Es importante dejar todo por escrito, no solo los servicios que te van a prestar sino también los tiempos de entrega y de montaje y desmontaje. También debes realizar las visitas necesarias y testar los distintos servicios ofrecidos y así asegurarte que cada uno de ellos puede darte lo prometido.

Lo siguiente sería definir el presupuesto. Que sea realista. Tiene que ser una foto fiel de la realidad, es decir, que en él deben estar todos los costes necesarios para llevar a cabo el evento. Muchas veces los proveedores te van a ofrecer descuentos dependiendo de la cantidad de ítems que alquiles, pero no cuentes con ese dinero, lo mejor es poner el precio completo para después, si es el caso, contar con él para algún otro imprevisto. Siempre es bueno que sobre un poco a que falte.  Ten en cuenta que hacer eventos efectivos no es necesariamente caro. También es imprescindible incluir un capítulo de imprevistos que te ayuden a solucionar contratiempos, estos siempre se van a presentar.

Por último, no debemos olvidar la importancia del equipo. De ellos dependerá en gran parte el éxito del evento. Hay que mantener al equipo bien comunicado y optimista asegurándonos de que tienen y comprenden toda la información necesaria sobre sus funciones, de manera que la solución de problemas sea más rápida e inmediata. La cohesión entre los integrantes de la organización es vital, por esto los debes mantener siempre informados y en la medida de lo posible que conozcan el por qué y para qué de lo que se está haciendo. De esta manera vas a tener un equipo organizado, ilusionado y resolutivo.

Estas claves nos han ayudado en muchas ocasiones a ofrecer a nuestros clientes la mejor gestión de eventos, garantizando el éxito de nuestras propuestas y cumpliendo los objetivos prefijados. Por eso, hemos querido compartir nuestra experiencia contigo para que triunfes hasta en tus retos más exigentes.

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